7 preguntas y respuestas sobre un software de gestión ERP

Las empresas de consumo masivo están reconociendo cada vez más la importancia de implementar un software de gestión ERP. Este tipo de sistemas te permiten integrar y gestionar todos los procesos clave de tu distribuidora, desde la gestión de la cadena de suministro y operaciones financieras hasta la administración de proyectos. 

Sin embargo, quizás aún tienes dudas sobre qué es en sí un sistema ERP y cómo este afecta la forma en la que opera tu empresa mayorista. Es por eso que en este artículo vamos a responder las principales preguntas que surgen en torno a los sistemas ERP. 

Por acá puedes encontrar las preguntas 

1. ¿Qué es un sistema ERP?
2. ¿Cómo funciona un ERP?
3. ¿Cuáles son los beneficios de un ERP?
4. ¿Cuáles son los tipos de implementación de un sistema ERP?
5. ¿Cuáles son las características de un sistema ERP?
6. ¿Cómo saber si tu empresa necesita un ERP?
7. ¿Cómo reconocer al proveedor ideal de ERP?
   
   
   

1. ¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software enfocado en la gestión y coordinación de procesos empresariales y recursos de una organización. Centraliza en una sola plataforma múltiples áreas funcionales de una empresa, como:

• Finanzas
• Contabilidad
• Compras 
• Inventario
• Ventas 
• Marketing 

En este, los datos se actualizan en tiempo real y son compartidos, centralizando en una sola plataforma.

Cuando utilizas este software de gestión, optimizas las operaciones en tu distribuidora o consecionario, pues logras automatizar tus procesos, reducir los errores manuales, mejorar la eficiencia, aumentar la visibilidad de los datos y mantener el liderazgo en los requisitos de tus clientes y del mercado.

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2. ¿Cómo funciona un ERP?

Este tipo de software de gestión recopila y almacena información relevante de toda tu empresa, como datos financieros, inventarios, órdenes de compra, información de clientes y registro de empleados. Dependiendo del tipo de solución que elijas, puedes seleccionar módulos que se adapten a las necesidades de tu empresa mayorista. 

Los datos recopilados por el sistema ERP se integran y conectan entre sí para que los distintos departamentos accedan a ellos y los utilicen para tomar decisiones. Esto permite el ahorro de tiempo y la precisión de los datos. Por consiguiente, aumenta la productividad de tu empresa. 

Con un sistema ERP obtienes la oportunidad de automatizar tareas manuales y repetitivas como la generación de informes que sucede en tiempo real, de forma que tus gerentes puedan tomar decisiones informadas con base en los datos más actualizados. 

Un ERP enfocado al consumo masivo contempla la posibilidad de estructurar fuerzas de ventas definiendo días de visita y entrega para tus clientes, segmentaciones de mercado, manejo de múltiples listas de precios, definición de acciones comerciales y geolocalización de clientes. 

Este brinda la posibilidad de manejar múltiples formas de vender; a modo de ejemplo podemos mencionar, preventa, autoventa, venta en oficina, venta en puntos de venta, B2B, consignaciones, venta adelantada y además el correcto control de los activos de giro o fijos mediante la emisión de comodatos. 

En el área logística, te permite contar con indicadores de niveles de carga de unidades y su distribución geográfica. Además, maneja la gestión de inventarios con movimientos específicos de ingresos y egresos. 

3. ¿Cuáles son los beneficios de un ERP?

Antes de enumerar los beneficios de un software de gestión, ten presente que un ERP va a ayudarte a mantener la ventaja competitiva en la industria de consumo masivo. Su implementación agiliza muchos de tus procesos, simplifica la gestión de recursos, y por ende, aumenta la productividad de tu empresa. Ahora, veamos en qué puntos un software de gestión va a llevarte al siguiente nivel. 

• Evita la pérdida de información y desperdicio de recursos: centraliza los datos de toda la empresa en una sola plataforma y permite que los distintos departamentos trabajen juntos de manera más eficiente. 
• Reduce la cantidad de tiempo y costos en tareas manuales: automatiza tus procesos empresariales, como facturación, gestión de inventarios, contabilidad y generación de informes. 
• Toma decisiones informadas: minimiza los riesgos al basarte en informes en tiempo real y datos relevantes proporcionados por el ERP. 
• Optimiza la gestión de la cadena de suministro: mejora la gestión de pedidos, gestión de inventario y la coordinación con proveedores y fabricantes con un software robusto. 
• Mejora la satisfacción del cliente: al mejorar la eficiencia y la capacidad de respuesta de la empresa mayorista, un sistema ERP ayuda a reforzar tu imagen corporativa ante tus clientes. 

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Un software de gestión es la herramienta que tu empresa mayorista necesita para impulsar su crecimiento comercial. Esta inversión proporciona ventajas para colocarte a la vanguardia de tu competencia y mejorar la eficiencia y el desempeño de tus departamentos. 

4. ¿Cuáles son los tipos de implementación de un sistema ERP? 

La implementación de un ERP puede variar según las necesidades de tu empresa mayorista y los recursos de los que dispongas. Entre los tipos más comunes de implementación, pueden encontrarse: 

• Implementación on-premise: se instala en los servidores y sistema de la empresa. La empresa es responsable por la gestión y el mantenimiento de la infraestructura de TI y la seguridad de los datos. 
• Implementación en la nube: la información es alojada en servidores del proveedor del ERP. Tu empresa puede acceder al software de gestión vía Internet. El proveedor es el responsable por la gestión de la infraestructura de TI y la seguridad de los datos. 
• Implementación híbrida: tu empresa puede optar por la combinación de la instalación en tus servidores y en la nube. En este caso, puedes elegir el uso de la infraestructura local para algunas funciones y otras pueden ser gestionadas en la nube. 
• Implementación modular: tu empresa puede implementar módulos específicos del sistema ERP en lugar de implementar todo el software de una vez. Con esto, obtienes una implementación gradual y flexible para tu empresa. 
• Implementación personalizada:  tu empresa puede trabajar junto con el proveedor del sistema ERP para satisfacer necesidades específicas. Puedes invertir en la personalización de funcionalidades especializadas y la integración con otros sistemas empresariales. 

Cada tipo de implementación cuenta con sus ventajas y desventajas, la decisión depende de qué requiere tu empresa y con qué recursos cuenta. 

5. ¿Cuáles son las características de un sistema ERP?

En primer lugar, un software de gestión integra los datos de toda la empresa y automatiza los procesos. Además de ello, podemos destacar que los sistemas ERP presentan las siguientes características. 

• Escalabilidad: puede crecer y adaptarse a medida que tu empresa mayorista crezca y evoluciones

• Personalización: añade funcionalidades personalizadas e integra con otros sistemas empresariales para satisfacer las necesidades específicas de tu distribuidora. 

• Seguridad de datos: cuenta con medidas de seguridad para proteger los datos empresariales, tales como cifrado y el acceso controlado a los datos.   
  
  
  

6. ¿Cómo saber si tu empresa necesita un ERP?

Quizás dudes si un sistema ERP es el software de gestión que tu empresa necesita. En la siguiente lista verás algunas situaciones que pueden coincidir con lo que tu empresa mayorista experimenta actualmente que son indicadores de que un ERP especializado te puede beneficiar. Por favor, haz click en las viñetas que representen la situación de tu empresa. 

Si identificas una de estas situaciones dentro de tu empresa, es probable que la implementación de un ERP sea el próximo paso para modernizar tu distribuidora y mejorar la productividad y eficiencia de tu equipo.

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7. ¿Cómo reconocer al proveedor ideal de ERP?

Es importante elegir con cuidado el sistema ERP adecuado para tu empresa mayorista, en especial porque hay muchos ERP en el mercado que no se adaptan a la industria del consumo masivo. Asegúrate que el proveedor que elijas tenga la experiencia y la validación de empresas líderes en esa industria, y que proporcione el entrenamiento y acompañamiento necesarios durante el período de adaptación. 

En este sentido, la solución CHESS ERP de Nextbyn es una excelente opción. Se adapta a las necesidades de tu empresa y proporciona una gestión integral de procesos empresariales claves como finanzas, inventario,  y ventas. 

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