Cómo mejorar la productividad del personal en depósitos con herramientas digitales

La eficiencia en la gestión de almacenes es un factor clave para cualquier empresa distribuidora. Cuando los procesos del depósito se ordenan, todo fluye mejor: los pedidos salen a tiempo, se evitan errores de stock, y el personal trabaja con más claridad y menos esfuerzo. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, también impacta directamente en los costos y en la capacidad de crecer sin desbordarse.

Hoy, muchas distribuidoras están incorporando herramientas digitales para optimizar su operación desde adentro. Pero no se trata solo de sumar sistemas: se trata de elegir los que realmente resuelven el día a día del almacén, sin agregar más complejidad al trabajo.

¿Qué herramientas digitales pueden aumentar la productividad en almacenes?

No alcanza con digitalizar procesos si las herramientas no se ajustan al ritmo real del trabajo en almacén. Lo que marca la diferencia es que ayuden a reducir tareas repetitivas, evitar errores, automatizar registros, mejorar la comunicación interna y acelerar la preparación de pedidos. Algunas de las más relevantes para el sector distribuidor son:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Estos sistemas permiten que las distintas áreas de una distribuidora compartan la misma información en tiempo real: desde compras hasta ventas, desde inventario hasta cuentas corrientes. Para el personal de almacén, eso significa menos dudas, menos llamados y menos improvisación. Si entra un pedido, el equipo lo ve al instante. Si se despacha un producto, el stock se actualiza automáticamente, sin pasos intermedios. 

Con CHESS ERP, el módulo de gestión operativa de CHESS Suite de Nextbyn, no solo puedes optimizar la gestión de tu almacén sino también la de todos los procesos clave de tu operación -facturación, logística y distribución. CHESS ERP permite sistematizar tareas como la carga de pedidos o el control de stock y además generar reportes detallados para acceder a indicadores de rendimiento clave.

Principales funciones de CHESS ERP

• Gestión de acciones comerciales, combos, preventa móvil, factura electrónica e impresión fiscal.
• Cálculo de ventas, coberturas, rechazos, efectividad de visitas por clientes y más.
• Preparación y pesaje de pedidos, control y actualización de stock en tiempo real.
• Gestión de entregas con asignación de PDV por rutas y seguimiento del transporte.

WMS (Warehouse Management System)

El WMS es un sistema específico para la operación de depósitos. Permite conocer la ubicación exacta del stock, optimizar el espacio físico, planificar el picking de forma más eficiente y registrar cada ingreso o salida de productos en tiempo real. Bien implementado, reduce los errores humanos y mejora los tiempos de preparación de pedidos. 

CHESS Suite de Nextbyn también incluye una herramienta WMS para fortalecer la gestión de almacenes. El módulo WMS está integrado dentro de CHESS ERP y sistematiza el control de stock-por producto, ubicación y estado- para evitar quiebres de inventario o sobrantes por errores manuales. Así mismo, puedes recibir mercadería de proveedores con control digital para agilizar tus operaciones.

Principales funciones de CHESS WMS

• Gestión en tiempo real de recepción y despacho de productos.
• Picking, control de carga y check-out logístico.
• Recarga de reparto y recuento de stock.
• Gestión de plantillas e impresión de frentes de estibas.

Análisis de datos y tableros de control

Medir es el primer paso para mejorar. Contar con KPIs clave como rotación de inventarios, ocupación del espacio, eficiencia por turno o errores en la preparación ayuda a tomar decisiones más precisas. Estos tableros no solo son útiles para gerencia: también permiten que el equipo de piso entienda su propio rendimiento. 

ANALYTICS también es parte de CHESS Suite, y es la herramienta perfecta para medir el rendimiento del almacén y las distintas áreas de tu distribuidora. 

Con ANALYTICS puedes obtener información diaria de ventas y stock para tomar decisiones estratégicas y basadas en datos. Con esta plataforma tendrás una visión global de tus operaciones en un repositorio de datos centralizado y con herramientas de business intelligence.

Principales funciones de ANALYTICS

• Informes detallados y fáciles de entender -a través de CUBOS y Power Bi- sobre clientes, productos, ventas, inventarios y estructuras comerciales.
• Reportes interactivos con indicadores clave. Seguimiento continuo del stock, la rotación de productos y el nivel de servicio.
• Consolidación de información de diversos depósitos, áreas o zonas de cobertura.
• Estimación de factores clave como volúmen de producción, presupuesto de ventas y posicionamiento de mercado.

Capacitación constante

Una operación ágil necesita personal capacitado y bien comunicado. Las plataformas de e-learning permiten entrenar al equipo sin frenar la operación. En Nextbyn, contamos con AulaVirtual, una poderosa herramienta de capacitación virtual donde los usuarios pueden capacitarse en todo momento en todas las funcionalidades de las aplicaciones de CHESS Suite. 

Nuestra AulaVirtual ofrece más de 30 horas de distintas propuestas formativas y 10 capacitaciones mensuales en vivo, además de un equipo de soporte experto para resolver cualquier duda o imprevisto. Esto ayuda a aprovechar al máximo todo los beneficios de CHESS Suite desde el primer día.

Consejos prácticos para mejorar la gestión de almacenes

Más allá de la tecnología, hay decisiones cotidianas que pueden multiplicar el impacto de las herramientas:

• Aprovecha mejor el espacio: organiza el almacén priorizando el movimiento de los productos, no solo la capacidad de almacenamiento. Usar estanterías verticales y movibles puede aumentar el volumen operativo sin ampliar superficie.

• Invierte en capacitaciones operativas: a medida que crece el negocio, también debe crecer el conocimiento del equipo. Capacitaciones breves y enfocadas —especialmente en el uso de los sistemas— evitan errores y mejoran la autonomía.

• Fortalece la comunicación interna: reduce la dependencia de intermediarios o planillas para asignar tareas. Usar canales rápidos y claros de comunicación ayuda a evitar errores por duplicación o falta de información.

• Usa los KPIs para mejorar, no solo para reportar: comparte los indicadores clave con el equipo de trabajo. Entender el impacto de su tarea en el resultado general mejora el compromiso y acelera la mejora continua.

CHESS Suite: una solución para toda tu operación

Aunque muchas distribuidoras ya implementaron alguna herramienta digital, pocas lograron integrarlas de forma verdaderamente armónica. Lo que debería facilitar el trabajo a veces lo complica: sistemas que no se hablan entre sí, datos que se duplican, tareas que se repiten y decisiones que se toman demasiado tarde.

En Nextbyn diseñamos CHESS Suite para resolver ese problema. Es una solución modular que permite unificar todos los procesos operativos de una distribuidora en una misma plataforma, desde la gestión de almacenes hasta la facturación, el ruteo de pedidos, el análisis de datos o el control de cobranzas.

Si estás buscando mejorar la eficiencia sin sumar más complejidad, podemos ayudarte a armar una solución que encaje con tu operación.

Pedinos una demo o una cotización sin compromiso y empezá a transformar tu almacén desde adentro.