Veamos cuáles son los errores frecuentes en la gestión manual de inventarios y cómo contribuye Chess WMS a evitarlos:
1. Errores de carga de datos
La gestión manual de inventarios aumenta los riesgos de cometer fallas humanas en la carga de información. Por más pequeños que sean -confundir un número o una letra- estos errores demoran la gestión y producen desajustes en tus operaciones. Los errores en cálculos manuales, por ejemplo, pueden desencadenar grandes problemas a nivel contable.
¿Cómo evitarlo con WMS? Chess WMS te permite sistematizar por completo la gestión de tu inventario sin pasos intermedios. Olvídate de los papeles o de tecnologías obsoletas como Excel. Este módulo ofrece diversas funciones, como la gestión de plantillas o la impresión de frente de estibas, para reducir al mínimo las posibilidades de errores humanos.
2.Errores de conteo
Eliminar los errores en el conteo de mercancías es fundamental para mejorar la gestión de inventarios. En ese sentido, el conteo manual puede generar diversos inconvenientes:
- Fallas en el registro de productos por falta de tiempo o de personal calificado.
- Procedimientos de conteo poco claros u obsoletos.
- Errores en el control de entradas y salidas de productos al almacén.
Si no se solucionan a tiempo, estos desaciertos pueden causar desabastecimiento, exceso de inventario o incluso pérdida de ventas.
¿Cómo evitarlo con WMS? Con Chess WMS, cada movimiento de mercadería queda registrado automáticamente en el sistema, actualizando las existencias disponibles. Sistematiza el control de ingresos, egresos, picking y recuento de productos, entre otras funciones. Es ideal para prevenir problemas de control de stock, más aún en distribuidoras que manejan grandes volúmenes de productos.
3.Falta de integración entre sectores
Otro error habitual en el manejo manual es la falta de integración entre la gestión de inventarios y los demás procesos clave de tu operación - ventas, logística o puntos de venta. La gestión aislada trae los siguientes problemas:
- Disminuye la eficiencia operativa.
- Demoras en la preparación y entrega de pedidos.
- Duplicación de tareas o trabajos incompletos por falta de coordinación.
- Errores en la toma de decisiones.
¿Cómo evitarlo con WMS? Chess WMS es parte de Chess Suite, el ecosistema digital integrado de Nextbyn, compuesto por diferentes módulos que comparten la misma base de datos. Así es posible conectar los diversos procesos de tu operación - ventas, entrega, facturación - y gestionar todos los procesos desde una misma plataforma. De esta manera, por ejemplo, los pedidos se vinculan con el inventario y cualquier movimiento de mercadería se refleja también en la facturación.
4.Mala planificación de la demanda
Los inventarios manuales suelen llevar a fallas en la planificación de la demanda. No sistematizar este aspecto da lugar a errores de cálculo humano al momento de comprar mercancías para reponer el almacén, causando desabastecimiento o sobrestock.
¿Cómo evitarlo con WMS? Al contar con información confiable y en tiempo real de tu almacén puedes tomar mejores decisiones. Esto se traduce en una planificación más ágil y certera de las demandas de tus clientes.
5.Falta de capacitación del personal
Gestionar el inventario de una distribuidora de forma manual no es una tarea sencilla. Muchas veces el personal de la empresa no cuenta con la capacitación suficiente para realizar el trabajo y comete errores lógicos en la recepción, conteo u organización de productos.
¿Cómo evitarlo con WMS? En Nextbyn te ofrecemos las mejores opciones para capacitar a tu equipo y dejar atrás los inventarios manuales. Nuestro equipo de expertos en implementación te ayudará desde el primer día a aprovechar al máximo todos los beneficios de Chess WMS, resolviendo cualquier duda o imprevisto. Además, nuestra Aulavirtual te brinda más de 30 horas de distintas propuestas formativas y 10 capacitaciones mensuales en vivo para capacitar a tu equipo sin detener tu operación.
6.Rotación ineficiente
El uso de sistemas manuales puede generar desorganización en el depósito -por falta de tiempo o errores de cálculo - y dificultar la rotación de productos. Las fallas en la rotación, a su vez, pueden dañar la conservación de las mercancías y generar pérdidas o roturas.
¿Cómo evitarlo con WMS? Para evitar el desorden y optimizar la rotación, Chess WMS te permite administrar tu stock por producto, ubicación y estado. De esta manera sabrás la ubicación exacta de tu mercadería para planificar el picking con mayor eficiencia y optimizar el espacio físico en tu almacén.
7.Gastos en papel y otros insumos
Finalmente, no debemos perder de vista que la gestión manual requiere el uso de grandes cantidades de papel. Además de aumentar los costos operativos de tu distribuidora, el uso de papel tiene un impacto negativo en el medio ambiente, generando residuos y contaminación.
¿Cómo evitarlo con WMS? Digitalizar tu gestión con WMS te ayuda a disminuir el gasto en papel e insumos relacionados, y también contribuye a la sostenibilidad de tu negocio. Con WMS lograrás que tus operaciones sean más Eco-Friendly a la vez que optimizas los recursos disponibles.
Sistematizar para evolucionar
En una industria cada vez más demandante y competitiva como la de la distribución, la gestión de inventarios se convirtió en un eslabón fundamental para el éxito. Sistematizar este proceso, con herramientas tecnológicas de última generación, no solo reduce errores, también agiliza la operación y mejora el servicio al cliente.
Si estás buscando digitalizar tu negocio y dejar atrás las tareas manuales, no dudes en contactarnos. En Nextbyn llevamos más de 30 años desarrollando tecnología para distribuidoras, con soluciones integradas y accesibles. Pedinos una cotización sin compromiso y comienza a transformar tu almacén desde adentro.
